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電子取引データの保存ルール：フリーランスが最低限やること
メールで届いたPDFの請求書、ネットショップの領収書、クラウドサービスの利用明細。こうした「電子取引」のデータは、令和6年1月から紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが必要になっています。個人事業主やフリーランスも対象です。国税庁の資料をもとに、最低限なにをすればよいかを整理します。
電子帳簿保存法の3つの区分
| 区分 | 内容 | 義務か任意か |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿・決算書をデータで保存 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書をスキャンして保存 | 任意 |
| 電子取引データの保存 | 電子で受け取った・送った取引データを保存 | 義務 |
この記事で扱うのは、義務になっている3つ目の「電子取引データの保存」です。
電子取引にあたるもの
- メールに添付されたPDFの請求書・領収書・見積書
- ネット通販やサブスクリプションサービスの領収書（サイトからダウンロードするもの）
- クラウド請求書サービスやEDIでやり取りした取引データ
- キャッシュレス決済の利用明細データ
紙で受け取ったレシートは電子取引ではありません（紙のまま保存するか、要件を満たしてスキャナ保存します）。
保存のルール
1. 改ざん防止の措置
次のどちらかの方法をとります。
- タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う
- 「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を定めて、そのとおりに運用する（国税庁のサイトにひな形があります）
個人事業主なら、事務処理規程を作る方法がいちばん手軽です。
2. 見られる状態にしておく
データを表示できるパソコンやディスプレイ、操作説明書などを備え付けておきます。
3. 検索できるようにする
原則として「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。ただし、次のどちらかに当てはまり、かつ税務調査でデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしていれば、検索機能は不要です。
- 2課税年度前（個人事業者は前々年）の売上高が5,000万円以下
- 電子取引データを印刷した書面を、日付と取引先ごとに整理して出せるようにしている
多くのフリーランスは、1つ目の条件に当てはまります。
紙に印刷して保存するのはNG
電子で受け取った取引は、電子データが原本です。印刷した紙だけを保存しておくのは、令和6年1月以降は認められていません（印刷した紙は、検索要件を満たすための補助として使うことはできます）。
猶予措置
人手不足や資金不足、システムが整っていないなど「相当の理由」があり、税務調査のときにデータのダウンロードや印刷した書面の提示に応じられる場合は、上の要件どおりでなくても保存が認められる猶予措置があります。ただし、データそのものを保存しておくこと自体は必要です。
フリーランス向けの、いちばん簡単なやり方
- 保存用のフォルダを1つ作る
例：「電子取引/2026」。年ごとに分けると管理が楽です。 - ファイル名で検索できるようにする
「20260315_33000_ABC商事.pdf」のように、日付・金額・取引先を入れます。売上5,000万円以下なら検索要件は不要ですが、自分が探すときにも役立ちます。 - 事務処理規程を作る
国税庁のひな形を自分の名前に書き換えて保存しておきます。 - 受け取ったらすぐ保存する
月末にまとめるより、受け取ったその日に保存するほうが漏れが減ります。
会計ソフトやクラウドストレージの中には、電子帳簿保存法の要件に対応しているものがあります。JIIMA認証などを目安に選ぶと、改ざん防止や検索の要件をソフト側で満たせます。
青色申告の75万円控除との関係
令和9年分から始まる青色申告特別控除75万円は、帳簿を「優良な電子帳簿」で保存することが条件です（青色申告特別控除の改正）。これは電子取引データの保存とは別の制度ですが、どちらも「データで正しく残す」ことが前提なので、今のうちに電子で管理する習慣をつけておくと、両方に対応しやすくなります。
よくある質問
- 紙の領収書をスキャンしたら、紙は捨ててもいいですか？
- スキャナ保存の要件（解像度、タイムスタンプなど）を満たしている場合に限り、紙を廃棄できます。要件を満たしていない場合は、紙の原本を保存してください。
- 電子データはどこに保存すればよいですか？
- パソコン、外付けドライブ、クラウドストレージのどれでも構いません。改ざん防止の措置と、すぐに表示・提出できる状態にしておくことが条件です。バックアップも取っておきましょう。
- どのくらいの期間保存すればよいですか？
- 青色申告の場合、帳簿や決算関係書類、現金・預金取引に関する書類は原則7年、それ以外の書類は5年の保存が必要です。電子取引データもこれに準じて保存します。
まとめ
- メールやウェブで受け取った請求書・領収書は、電子データのまま保存する。
- 改ざん防止は、事務処理規程を作るのがいちばん手軽。
- 前々年の売上高が5,000万円以下なら、ダウンロードに応じられる状態にしておけば検索機能は不要。